Půl století poté, co obchodníci razili termín „bezpapírové kanceláře,“ zůstává pojem do značné míry stále mýtus. Dnešní podniky asi ještě nemohou být úplně bezpapírové, ale těchto několik tipů Vám alespoň pomůže zastavit plýtvání papírem a zahájit zlepšování produktivity.
V době, kdy téměř každý zaměstnanec má přístup k počítači a kdy mobilní zařízení s hustotou pixelů k nerozeznání od tiskového média jsou dnes samozřejmostí, je divné, že se ještě nepovedlo omezit využití papíru.
Jedním z velkých důvodů je, že, pokud jde o odstranění papíru, realizace musí být realistická. Zcela odstranit papír nemusí být ekonomické nebo dokonce praktické pro každého. Nutnost papíru v naší společnosti platí i pro většinu moderních podniků a dokonce i start-upů, které již nejsou zatíženy staršími postupy a návyky, a které se musí potýkat s vnějšími silami, jako jsou potřeby klientů a regulační nebo právní požadavky. Kromě toho, kreslit nebo skicovat představuje pro některé dobrý způsob, jak zhmotnit své myšlenky.
Tento článek přináší některé praktické rady, jak výrazně snížit celkové množství používaného papíru.
1. Sledujte počet stránek vytištěných na osobu, generujte měsíční zprávu a pošlete ji emailem všem. Je zřejmé, že funguje nejlépe, když je schopnost sledovat tisk již podporována stávajícím multifunkčním zařízením nebo v tiskovém serveru. Dobrým tipem je samostatný tiskový server software, jako je Print Inspector, jehož cena může být ale příliš vysoká pro malé a střední podniky.
2. Zařiďte ať je Vaše prostředí méně vhodné tisku. Snižte počet tiskáren ve Vaší kanceláři. Bez tiskáren na svém pracovišti neberou zaměstnanci tisk tak lehkovážně a navíc to má tu výhodu, že se sníží náklady.
3. Žádejte bezpapírové výpisy z bank a od poskytovatelů služeb jako je například telekomunikační společnost. Plaťte účty online.
4. Aktivně obhajujte kulturu opětovného použití a recyklace, což může změnit převládající postoj k použití papíru.
5. Skoncujte s fyzickým podepisováním tištěných dokumentů, zejména těch interních. I co se týče externích smluv, je třeba si uvědomit, že potřeba podpisu má více kořeny v historické prioritě než ve skutečném právním požadavku. Například ve Spojených státech existuje zákon ESIGN 2000, který legalizuje platnost elektronických podpisů, takže je smlouva s elektronickým podpisem právně platná stejně jako podepsaná smlouva tištěná.
6. Kopírujte interní dokumenty například na Google Docs. Takové nástroje podporují sdílení celých poznámek nebo jednotlivých kapitol, které jsou užitečné pro šíření materiálů jako je například příručka pro zaměstnance nebo zápisy za schůzek.
7. Zcela zrušit fax z obchodního procesu a nahradit papírové formuláře za možnost vyplnění formulářů PDF online. Bezplatný online nástroj PDFescape bude vytvářet PDF soubory s příslušnými poli formuláře, zatímco placené aplikace jako je Nitro Pro 9 a Acrobat XI nabídnou sofistikovanější funkce.
8. Aby bylo možné pracovat s dodavateli a klienty, kteří trvají na používání faxu, předplaťte si služby online faxování. Tato služba Vám umožní faxovat přes internet, odesílat a přijímat faxy online přímo do Vaší emailové schránky. Tento vyspělý trh zahrnuje různé bezplatné a placené možnosti, které v podstatě eliminují potřebu fyzického faxu. Například společnost Popfax umožňuje uživatelům posílat jednu faxovou stránku za 1,50 Kč, přijímání faxů je neomezené. Faxovat dnes můžete prostřednictvím internetového portálu nebo z mobilní aplikace.
9. Digitalizace papírových poznámek a tištěné literatury usnadňuje sdílení dokumentů v elektronické podobě a snižuje tak potřebu dělat fotokopie.
10. Pro nevyhnutelné papírování, kdy musí být dokument vytištěn, je vhodné použití obou stran, které může snížit spotřebu papíru na polovinu. Tiskáren, které podporují oboustranný tisk a jsou vysoce spolehlivé, je velké množství a často mají již tiskárny tuto funkci nastavenou jako výchozí.
11. Samozřejmě, že digitalizace papíru není jen o snižování množství odpadu. V mnoha případech nabízejí digitalizované poznámky pohodlí ve vyhledávání a nezabírají žádné fyzické místo, protože jsou uloženy na paměťové jednotce.
Úspěšné snížení spotřeby papíru není jednorázovou událostí. Čeká nás ještě dlouhá cesta, než se vzdáme papíru a vytvoříme kulturu, která již nebude akceptovat zbytečný odpad a plýtvání. Změna podnikových procesů ohledně úspory papíru je nevyhnutelná činnost, ale společnosti by se neměly zastavit pouze na snaze odstranit papír, ale měly by usilovat o větší digitalizaci, což je cesta, která vede směrem k vytvoření bezpapírové kanceláře.
